1. ALGEMEEN
1.1. Organisatie
De organisatie van het Scouting 4daagsekamp berust bij Stichting Scouting 4daagsekamp Nijmegen. Verder te noemen de organisatie.
1.2. Medische handelingen
Medische handelingen worden uitgevoerd door erkend medisch personeel, onder verantwoordelijkheid van de Stichting Scouting 4daagsekamp Nijmegen.
1.3. Deelname en verblijf Scouting 4daagsekamp
1.3.1. Deelname aan en verblijf tijdens het Scouting 4daagsekamp geschiedt op eigen risico.
1.3.2. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld, op welke wijze dan ook, voor tijdens het Scouting 4daagsekamp ontstane schade en/of ziekte en/of lichamelijk letsel, ongeacht de oorzaak hiervan.
1.4. Overmacht
In geval van overmacht (bijvoorbeeld afgelasten vierdaagse of overheidsmaatregelen) zal de organisatie alles in het werk stellen, onder aftrek van al gemaakte kosten, de kampbijdrage aan deelnemer terug te betalen.
1.5. Verwijdering
1.5.1. De organisatie is gerechtigd deelnemers die zich, ook na herhaalde waarschuwing, niet aan de kampregels houden de verdere toegang tot het kampterrein te ontzeggen.
1.5.2. In geval van ontzegging en/of verwijdering worden er geen verblijfskosten terugbetaald.
1.6. Alcoholgebruik
1.6.1. Het nuttigen van alcoholische drank door medewerkers is niet toegestaan tijdens of kort voor een dienst.
1.6.2. Zorg ervoor dat je minimaal 4 uur voor je dienst geen alcohol meer nuttigt (zeker niet als je nog moet rijden of een EHBO-dienst hebt).
1.6.3. Voor hoog alcoholische drank is geen vergunning, deze mag dus niet op het terrein aanwezig zijn of genuttigd worden.
1.7. Verzekering
U bent zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een passende reis-, bagage- en/of ongevallenverzekering, individueel of in groepsverband.
1.8. Roken
1.8.1. We zijn te gast op een Niet-roken-terrein. Er mag dus niet gerookt worden op het terrein.
1.8.2. Wilt u wel roken, ga even van het terrein af en ga bij voorkeur ook even uit het zicht.
1.9. Reglement
In alle situaties waarin dit reglement niet voorziet, neemt de organisatie een bindend besluit. Iedere deelnemer wordt geacht kennis te hebben genomen van de bepalingen in dit reglement, evenals van alle wettelijk vastgestelde en op correcte wijze bekendgemaakte regels en voorschriften.
- AANMELDEN
2.1. Aanmelden
2.1.1. U kunt zich aanmelden voor deelname aan het Scouting 4daagsekamp via de link op onze internetsite (https://www.4daagsekamp.nl).
2.1.2. Openstelling van de inschrijving en de manier waarop dat plaats zal via de website en de gebruikelijke kanalen worden gecommuniceerd.
2.1.3. Bij aanmelding na 1 juni kunnen extra administratiekosten gerekend worden. Belangrijk: Aanmelden voor het Scouting 4daagsekamp staat los van aanmelding voor de 4daagse zelf.
2.2. Uitzondering op online aanmelden
Alleen in bijzondere gevallen kan een uitzondering gemaakt worden voor het online aanmelden. Dit kan alleen in overleg met het secretariaat.
- DEELNAME
3.1. Deelname
Voor deelname aan het Scouting 4daagsekamp moet u lid zijn van Scouting Nederland of een andere (buitenlandse) scoutingorganisatie, zoals WOSM (World Organization of the Scout Movement), WAGGGS (World Association of Girl Guides and Girl Scouts) of hierbij aangesloten groepen.
3.1.1. Alle medewerkers worden automatisch lid van de Stichting Scouting 4daagsekamp Nijmegen en daarmee ook lid van Scouting Nederland.
3.1.2. Let op: U tekent hiervoor en er volgt dus ook een losse factuur als uw contributie plichtige functie bij Scouting Nederland bij Stichting Scouting 4daagskamp ligt.
3.2. Uitzonderingen
Uitzonderingen op de onder 3.1 genoemde regels zijn:
3.2.1. Deelname door ouders/verzorgers/begeleiding wier zoon/dochter wel deelneemt maar die zelf geen lid zijn van de onder 3.1 genoemde organisaties.
3.2.2. Niet-scouts die vroeger wel lid zijn geweest van de onder 3.1 genoemde organisaties en sindsdien, zonder grote onderbreking (max. 2 jaar) jaarlijks hebben deelgenomen aan het Scouting 4daagsekamp.
Valt u niet onder de hierboven genoemde uitzonderingen, maar heeft u een andere reden dan dient u dit tijdens de aanmelding aan te geven.
3.3. Deelname als ‘ondersteuning’
3.3.1. Het Scouting 4daagsekamp is in de eerste plaats bedoeld voor scoutingleden die deelnemen aan de 4daagse als lopers. In bepaalde gevallen is deelname als ‘ondersteuning’ (niet-loper) ook mogelijk, bijvoorbeeld om groepsgenoten te ondersteunen met taken zoals het bereiden van maaltijden, het verlenen van EHBO of het verzorgen van wekdiensten.
3.3.2. Het aantal deelnemers per groep dat als ‘ondersteuning’ meedoet, is beperkt.
3.3.3. Als richtlijn geldt: één deelnemer in een ondersteunende rol per vijf lopers. In uitzonderlijke situaties kan hiervan worden afgeweken. Neem hiervoor contact op met het secretariaat.
3.4. Verklaring van deelname minderjarige
Om deel te kunnen nemen aan het Scouting 4daagsekamp moet u de leeftijd van 11 jaar hebben bereikt. Bent u 11 jaar of ouder maar jonger dan 18 jaar dan moet u een ‘verklaring van deelname minderjarige’ laten invullen en ondertekenen door een ouder of verzorger.
U kunt deze verklaring vinden onder de kop documenten.
3.5. Betaling
3.5.1. Betaling van uw deelnamekosten geschiedt binnen 15 werkdagen na dagtekening van de factuur en onder vermelding van het aan u toegekende factuurnummer.
3.5.2. Als medewerker is het mogelijk om, in overleg met de organisatie, later te betalen.
3.5.3. Pas na ontvangst van de volledige deelnamekosten bent u definitief ingeschreven.
3.5.4. Bij uitblijven van uw betaling na bovengenoemde periode kan uw inschrijving geannuleerd worden.
3.5.5. Bij her inschrijving kunnen kosten in rekening gebracht worden.
3.6. Annulering van deelname
3.6.1. Bij annulering van deelname, zonder gegronde redenen, tussen 1 juni en 1 juli van het lopende kalenderjaar bent u 15 euro administratiekosten verschuldigd.
3.6.2. Na 1 juli bedragen de annuleringskosten de helft van de deelnamekosten. Dit in verband met al gemaakte kosten.
3.6.3. Bestelde merchandise komt bij annulering na 1 juni volledig voor rekening van de deelnemer.
3.6.4. Annulering van deelname kan alleen telefonisch of schriftelijk (of per email) plaatsvinden.
3.7. Uw persoonlijke gegevens
Uw persoonlijke gegevens (NAW-gegevens medische en evt. opleidingen) kunt u op elke gewenst moment, ongeacht uw deelname of verblijf aan het kamp wijzigen.
Door gewijzigde situatie omtrent administratie systeem SOL bij Scouting Nederland vragen wij uw wijzigingen door te geven via info@4daagsekamp.nl
U bent zelf verantwoordelijk voor het juist doorgeven en controleren van deze gegevens zodat deze in noodgevallen tijdens het kamp actueel zijn.
- VERBLIJF
4.1. Opbouw kampement
4.1.1. U kunt uw kampement opbouwen vanaf de 1e zaterdag van het kamp, 12.00 uur.
4.1.2. Bij aankomst dient tenminste 1 persoon, bij voorkeur de contactpersoon, zich te melden bij het VIP (4daagsekamp Informatie Punt) in het hoofdgebouw, voor de verdere administratieve afhandeling.
4.1.3. Daarna kunt u samen met een medewerker een geschikte locatie voor uw kampement uitzoeken. Een en ander is afhankelijk of u gebruik wilt maken van stroom.
4.1.4. Opbouw van uw kampement is mogelijk tot maandagavond 18.00 uur.
4.2. Tentgrootte en omvang kampement
4.2.1. De grootte van uw tent/kampement moet in verhouding staan tot het aantal deelnemers dat erin slaapt/verblijft.
4.2.2. Let er tijdens de aanmelding goed op dat u het juiste aantal tenten vermeld.
4.2.3. Het meenemen van ruimte-innemende (niet gebruikte) partytenten is niet toegestaan.
4.2.4. Caravans en vouwwagens zijn niet toegestaan.
4.3. Auto’s en Aanhangwagens
4.3.1. Auto's moeten buiten het hek geparkeerd worden.
4.3.2. Het is niet toegestaan op de terreinen te parkeren, te laden of te lossen.
4.3.3. Elke deelnemer met auto dient een parkeerkaart, verkrijgbaar bij het VIP, onder de voorruit te hebben liggen.
4.3.4. Kleine aanhangwagens mogen tijdens het kamp, op aanwijzing van de organisatie, binnen het hek, desgewenst en indien mogelijk, bij uw kampement geplaatst worden.
4.4. Uitgevallen
4.4.1. Als u bent uitgevallen tijdens de wandelmars en behandeld bent door externe of professionele hulp, op of buiten het kampterrein, bent u verplicht het kamp te verlaten.
4.4.2. Dit geldt ook als u bent uitgevallen en niet zelfredzaam bent.
4.4.3. In alle gevallen wordt verdere deelname aan het 4daagsekamp uitgesloten.
4.4.4. Ook bij ziekte dient u het kampterrein zo snel mogelijk te verlaten om de verspreiding van ziekte te voorkomen. Dit geldt voor zowel wandelaars als medewerkers. In het bijzonder bij overdraagbare ziekten, zoals een virusinfectie, moet u direct huiswaarts keren.
4.5. Vertrek
4.5.1. U kunt uw kampement afbreken vanaf vrijdagmiddag 16.00 uur tot zaterdagmorgen 11.00 uur.
4.5.2. Bovenstaande geld niet bij onder 1.5 en 4.4 genoemde situaties.
4.6. Fietsen
4.6.1. Deelnemers die een fiets meenemen en/of 's morgens met de fiets naar het startterrein gaan, dienen gebruik te maken van de aanwezige fietsenstalling.
4.6.2. In verband met brandweervoorschriften en mogelijke overlast tijdens de ochtenduren mogen er geen fietsen bij de tenten geplaatst worden.
4.7. Kamprust
4.7.1. Op de avonden voorafgaand aan de wandeldagen, dus van maandag tot en met donderdag dient het om 22.00 uur stil te zijn op het kampterrein.
4.7.2. Ook bij vertrek 's morgens en bij terugkomst dient men zo stil mogelijk te zijn. Dit geldt voor het kampterrein maar ook in de buurt van het kampterrein.
4.7.3. Op de overige dagen dient het om 0.00 uur stil te zijn. Het gebruik van muziekinstrumenten en geluidsapparatuur is na bovengenoemde tijden niet meer toegestaan.
4.7.4. Verzocht wordt om ook overdag te zorgen voor een bepaalde rust en “stilte” op het terrein, ook in de ochtend, i.v.m. mensen die laat zijn gaan slapen als gevolg van een nachtdienst.
4.8. Stroomgebruik
4.8.1. Het gebruik van brandstof gevoede stroomgeneratoren is op het kampterrein niet toegestaan.
4.8.2. Wilt u gebruik maken van stroom, dan kunt u, tegen kleine vergoeding, gebruik maken van een stroomaansluiting op het kampterrein.
4.8.3. U dient dit aan te geven bij uw aanmelding en zelf te zorgen voor een deugdelijk en goedgekeurd aansluitsnoer (3x2,5mm2).
4.8.4. U heeft maximaal 500W (2A) tot uw beschikking.
4.8.5. Voor medisch gebruik is de aansluiting gratis.
4.8.6. In de recreatiezaal is een oplaadpunt voor elektronische apparatuur. Hier kan kosteloos gebruik van worden gemaakt.
4.9. Afval
4.9.1. Afval dient, zo snel als mogelijk, verwijderd te worden van het kampement en los in de aanwezige container te worden gedeponeerd (zakken leegschudden).
4.9.2. Het is niet toegestaan meegebracht 'grofvuil', zoals stoelen, banken, fietsen ed. in de container te deponeren. Deze dienen door de deelnemer weer meegenomen te worden.
- OVERIGE
5.1. Verzorging op de laatste dag
5.1.1. Op vrijdag gaan bijna alle hulpverleners met wandelletselaantekening (en evt. masseurs) mee op post.
5.1.2. Op het kampterrein is vanaf dan alleen nog EHBO aanwezig.
5.1.3. Ook na de laatste wandeldag is er alleen nog maar EHBO aanwezig.
5.2. Huisdieren
5.2.1. Huisdieren zijn niet toegestaan op het terrein.
5.2.2. Dit geldt ook voor huisdieren meegenomen door bezoekers.
5.3. Bezoekers
5.3.1. Bezoekers dienen zich altijd eerst te melden bij het VIP.
5.3.2. Bezoekers die blijven overnachten betalen een vaste bijdrage voor de overnachting en gebruik faciliteiten.
5.4. Brandveiligheid
5.4.1. In elke tent waarin zich een gasinstallatie (verlichting, kooktoestel) dient een brandblusapparaat aanwezig te zijn.
5.4.2. De aansluitslangen van gastoestellen dienen goedgekeurd te zijn (dus met een keurmerk en niet ouder dan 4 jaar).
5.4.3. Het is niet toegestaan de op het terrein geplaatste brandblussers te verplaatsen.
5.5. Terrein
5.5.1. Het is niet toegestaan om op het terrein te graven zonder toestemming van de organisatie.
5.5.2. Het is absoluut verboden op het terrein vuur te stoken, ook op de aanwezige kampvuurplaatsen.
5.5.3. De op het terrein aangegeven loop- en wandelpaden dienen ten allen tijden vrij te zijn en blijven van obstakels. Ook tijdens de opbouw van uw kampement.
5.6. Gebruik internet
5.6.1. U kunt gratis gebruikmaken van de draadloze internetverbinding op het kampterrein.
5.6.2. Deze dienst wordt aangeboden op basis van beschikbaarheid en kan worden beïnvloed door externe factoren of door de organisatie bepaalde maatregelen.
5.6.3. De organisatie kan daarom niet garanderen dat de draadloze internetverbinding op elk moment of overal op het kampterrein beschikbaar is.
5.6.4. Het is niet toegestaan de aansluiting voor ongeoorloofde doeleinden te gebruiken, o.a.:
5.6.4.1. Installeren, verspreiden en/of gebruiken van (illegale) software en het verspreiden van virussen.
5.6.4.2. Zich onrechtmatig toegang verschaffen tot computersystemen of delen ervan.
- AKKOORDVERKLARINGEN
6.1. U gaat akkoord met het deelnemersreglement van het Scouting 4daagsekamp Nijmegen.
6.2. U bent op de hoogte van de rechten en plichten die u volgens het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland hebt ten aanzien van het lidmaatschap (medewerkers).
6.3. Met het inschrijven geeft u aan dat u ook akkoord gaat met de volgende zaken:
6.3.1. Gebruik en delen van foto's en video's waarop u zichtbaar bent.
6.3.2. Dat er voor u (als medewerker) een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) wordt aangevraagd.
6.3.3. Als u (als medewerker) geen lid bent van Scouting Nederland de kosten van de contributie van Scouting Nederland bij u in rekening worden gebracht.
6.3.4. Als u het met een van deze punten niet eens bent kunt u dat schriftelijk of via email kenbaar maken bij de organisatie.
- REGELMENTEN
7.1. Naast het Huishoudelijk Reglement van Scouting Nederland kent de Stichting Scouting 4daagsekamp Nijmegen een eigen huishoudelijk reglement.
7.2. Dit is op verzoek verkrijgen via secretariaat.